Har du någon gång varit inblandad i projekt som tar mer tid och kostar mer pengar än det var tänkt från början? Det behöver inte vara språk- eller kommunikationsrelaterade projekt, men jag har upplevt sådana problem i projekt jag varit involverad i som språkkonsult. Nyligen var jag på projektledarkurs via Företagsakademin, och har nu lite bättre koll på vad man kan göra för att undvika tids- och pengaspillan.
Skriv ned allt som behöver göras
Gör en lista över precis alla arbetsuppgifter som behöver utföras för att projektet ska kunna slutföras. Självklart måste projektmålet då redan vara tydligt definierat, annars vet man ju inte när man är klar … Notera också vilka uppgifter som kan göras parallellt, och vilka som måste göras i en viss ordning.
Sätt tid och resurser på arbetsuppgifterna
Hur lång tid tar det att skriva om tio webbsidor? Vem ska göra det och när? Vad kostar det? Vem inom organisationen ska gå igenom de nya texterna och redigera eller godkänna dem? När? Svaren på de här frågorna och många andra måste finnas i projektplanen, som ska vara ett levande dokument under projektets gång. Alla inblandade måste ha tillgång till projektplanen. Om medlemmarna i projektgruppen finns på olika ställen kan planen ligga på webben, tillgänglig för alla.
Planera kommunikation kring projektet
Kring varje projekt finns det intressenter som påverkas i olika hög grad. I sådana projekt jag jobbar i kan det exempelvis vara medarbetare vars webbtexter ska skrivas om eller experter vars rapporter ska språkgranskas.
Gör upp en kommunikationsplan för projektet, det vill säga vilka personer eller grupper som ska ha vilken typ av information och hur ofta. Ska du ringa eller skriva till dem? De som påverkas mest av projektet behöver mest och tätast information och vice versa. Kanske finns det vissa kritiska tidpunkter då det är extra viktigt att informera en viss person eller en viss grupp? Den eller de organisationer som ska avsätta resurser, i tid eller pengar, behöver givetvis veta det i god tid. Sist men inte minst behöver alla som arbetar med projektet få täta uppdateringar.
Det finns mycket, mycket mer att säga om att driva projekt på ett bra sätt, men med en utförlig projektplan och god kommunikation kommer man en bra bit på vägen.
