Trodde att det fanns ett enkelt sätt …

Det sökande som tog slut i det här ögonblicket tog sin början på allvar för några år sedan när jag tillsammans med några andra språkkonsulter granskade ett omfattande textdokument. Vi gjorde några kapitel var och skulle sedan leverera ett enda dokument med alla våra spårade ändringar, så att det skulle bli enkelt för kunden att gå igenom det hela. Jag gick in i arbetet med föreställningen att det skulle gå lätt att sammanfoga våra olika delar, men inte. Den vanliga funktionen för att kopiera och klistra in i Word-dokument funkar t.ex. inte i den här situationen, för då försvinner spårningen av ändringarna. Funktionerna för att sammanfoga dokument är krångliga och det blir lätt inte som man har tänkt sig. Ack som vi fick slita med det, och det var inte jag som till sist fick ordning på det. Sedan dess har jag tänkt att det måste finnas ett enkelt sätt, och att jag bara behövde hitta det.

Tidigare den här veckan upptäckte jag att jag med spårade ändringar hade redigerat ett långt avsnitt av en rapport i en fil, och ett annat avsnitt av samma rapport i en annan version av samma fil. Gaaaah! Skulle jag tvingas sitta och manuellt föra in varenda ändring på nytt, så att alla ändringarna hamnade i samma dokument?

… och det gjorde det!

Jag sökte runt lite på nätet och hittade till slut vad jag var ute efter: en funktion i Word för att kopiera och klistra in text med de spårade ändringarna intakta. På svenska kallas den Insamling, och jag hade aldrig hört talas om den förut. Gör så här:

1. Markera det avsnitt du vill kopiera och tryck Ctrl + F3.
2. Tryck Ctrl + Z om du vill att texten ska finnas kvar även på det ursprungliga stället.
3. Gå till det ställe där du vill klistra in avsnittet.
4. Se till att Spåra ändringar är avstängt.
5. Tryck Skift + Ctrl + F3.

Klart!!

Du kan läsa mer om funktionen på Microsofts webb (den kan användas till mer än bara det jag nämner här). Har du fler tips på fiffiga funktioner i Word – dela med dig!

Det finns ju en mängd webbaserade lösningar för projektsamarbete, och jag tänker att jag måste hitta en sådan som fungerar bra just för textarbete. Finns det någon sådan lösning där man kan använda ordbehandlingsdokument och spåra sina ändringar? Jag har sett att det t.ex. på Projectplace sparas en ny version av ett dokument varje gång någon gör en ändring, men markeras också ändringarna? Hur funkar det i t.ex. Office SharePoint? Finns det kanske bra gratisverktyg?

Jag efterlyser erfarenheter och synpunkter på textsamarbete via webben!

Sociala medier är ju utmärkta för att föra dialog. Ändå har exempelvis språkkonsulten Paulina Nyman visat i sitt examensarbete att riksdagspartierna inte lyckas få till så mycket dialog via Twitter. Om det bara används för att enkelriktat basunera ut budskap så känner jag mig inte så motiverad att ägna tid åt det mediet.

Snabb experthjälp via Twitter
Nu har jag mycket kvar att upptäcka, men jag fick i alla fall en aha-upplevelse när jag nyligen slängde ut en fråga på Twitter. Jag undrade vad det var för skillnad mellan ”powerberäkning” och ”signifikansanalys”, för att kunna göra en kompetent granskning av en text jag jobbade med. Snabbt som blixten fick jag svar av johansson247! Resultatet: Jag kunde göra en bra granskning och han etablerade sin status som expert inom ett visst område. Med andra ord – båda vann vi någonting på det.

Har du exempel på hur du har haft nytta av Twitter i jobbet? Jag hoppas i alla fall att jag kan bidra med mina kunskaper och föra samtal med andra om sådant som är viktigt eller som vi behöver för att kunna göra ett bra jobb. Och så får vi ju inte glömma den sociala biten.

Om sociala medier på språkkonsultkonferensen
Föreningen Examinerade språkkonsulter i svenska höll konferens om sociala medier härom veckan. Tyvärr missade jag den, men det finns en del material därifrån på föreningens webbplats att läsa. Gör gärna det om du inte heller var där.

Skillnaden mellan ”powerberäkning” och ”signifikansanalys” då? Jo, en powerberäkning gör man före en studie, för att avgöra hur stort undersökningsmaterial man behöver. En signifikansanalys gör man däremot efter en studie för att se vilka resultat som är signifikanta.

Och på Twitter hittar du mig under signaturen SofiaMalortie. Hoppas vi hörs!

Medveten och omedveten kommunikation

Ett annat faktum är att vi kommunicerar ständigt, både medvetet och omedvetet. Även när vi är tysta kommunicerar vi något.

En skriven text kommunicerar också både medvetet och omedvetet. Information, roller, attityder, önskningar, uppmaningar, påverkan. Hur vi formulerar oss beror på faktorer inom oss och utanför oss, och hur det skrivna uppfattas beror på omständigheter utanför och inom läsaren.

Varje text bär spår av texter och tankar

I en text kan man oftast utläsa spår av andra texter och av olika sätt att tänka och se på världen. Inom språkvetenskapen kallas det här, att texter för ett slags samtal med varandra, för intertextualitet. Även det som inte står i en text är intressant. Det är ofta sådant som tas för givet, och även det visar på relationer till andra texter eller sätt att tänka.

En annan aspekt är att man kan skönja olika typer av röster i texten, som talar till läsaren med olika attityder eller syften. En och samma text kan vilja ge råd, sälja något och kanske bygga en positiv relation med läsaren.

Vad kan jag vinna på textanalys?

Med språkvetenskapliga redskap (inom det som kallas diskursanalys) kan man blottlägga vad en text kommunicerar, både det som är uppenbart och det som är mer svårfångat. Kommunicerar texten den världsbild jag står för? Framstår jag på det sätt jag vill? Skapar texten den relation till läsarna som jag vill att den ska? Om något svar är nej kan man utifrån sin nyvunna kunskap skriva om texten. Då har man medvetet valt vad man vill kommunicera.

Efterlyses 1: Tjänst för att hitta apotek

Häromdagen behövde jag snabbt veta var det fanns ett kvällsöppet apotek för att köpa en medicin till min son. Apoteket vid Mariatorget brukar ju ha öppet sent, tänkte jag, men det är bäst att kolla. På Apoteket AB:s webbplats insåg jag att det inte längre är de som driver just det apoteket. Jag chansade på Apotek Hjärtat, hade tur och hittade det på deras webb. Problemet löst för den gången, men det kvarstår ju, och om man ska tala om god service är det här är inget litet problem.

Efterlyses 2: Samordnad databas över tillgängliga läkemedel

En annan gång behövde jag hämta ut ett läkemedel på recept, men det fanns inte inne på det apotek jag gick till. Eftersom de olika apoteksaktörerna inte är samordnade kunde apotekaren inte som tidigare titta i databasen var det fanns inne. En målande beskrivning av det här problemet finns här, för den som behöver bli övertygad om hur vansinnigt det hela är.

En rimlig servicenivå är samhällets ansvar

Båda de här problemen går självklart att lösa med information och informationsteknik. Jag tänkte att självklart måste någon redan har tänkt på det här och skapat en webbplats där man kan söka efter apotek, och jo, det finns faktiskt en, Hittaapotek.se. Men där kan du inte söka på ett enskilt apotek, utan du får välja kommun och länkas då till hitta.se och en sida där alla apotek i kommunen visas. Inte så smidigt som man skulle önska, med andra ord. Om någon vill utveckla en sådan här tjänst är jag gärna med och kvalitetssäkrar gränssnittets språkliga utformning och användbarhet.

Det andra problemet – hur apoteken kan serva sina kunder med information om var läkemedel finns inne – tycker jag att samhället har ett ansvar för att lösa. Den här frågan borde verkligen ingå i strategin Nationell eHälsa.

Flera gånger på sistone har jag stött på texter där skribenten har använt sig av inskott och appositioner och inte använt skiljetecken på rätt sätt. Med inskott och appositioner menar jag att en sats, fras eller förklarande ord läggs in mitt i en mening, till exempel så här:

”Många som motionerar, vilket självklart fler borde göra, upplever att de blir …”

”Per Anders Fogelström, den berömde författaren, skrev inte bara romansviten Stad, utan även …”

Sådana här inskjutna fraser eller satser ska omges av kommatecken eller – om man vill göra en extra stark markering – av tankstreck. Följer du den regeln så tar du läsaren stadigt i handen och visar vägen genom texten. Följ med här, du kan lita på mig … Om du inte alls markerar inskottet gör du det svårare för läsaren att hänga med. Han eller hon kanske måste gå tillbaka och läsa om meningen för att förstå hur den hänger ihop. Om du lägger in ett kommatecken före inskottet men inte efter det gör du läsaren förvirrad (testa själv med exemplen ovan). Hur texten är skriven ställer sig i vägen för det som står.

Läsaren blir osäker på dig och ditt budskap

Du uppfattas inte som en professionell skribent om du sviker dina läsare på det här sättet. Det handlar om ditt etos, helt enkelt. Om du förvirrar läsaren blir han eller hon osäker på dig och kanske även fäster mindre avseende vid ditt budskap. Koll på grammatiken och noggrann korrekturläsning ger därför dina texter större genomslagskraft.

Ha koll på texttyp och uppfyll förväntningar

Ett annat sätt att släppa läsarens hand är att inte vara tydlig med vad det är för text du har skrivit och vad den handlar om. Du måste direkt sätta in läsaren i sammanhanget och om du inte är ute efter en experimentell effekt bör du helst uppfylla hans eller hennes förväntningar på typen av text. I en artikel i en tidning måste du till exempel tidigt lyfta fram vad det handlar om och varför det är intressant just nu. Annars får du sannolikt inte så många läsare och din text får inte den effekt du hade tänkt.

Alltså – visa att du vet vad du håller på med, så får dina läsare förtroende för dig. Om du hittar några bra exempel på det jag pratar om så skicka gärna dem till mig, eller länka till dem om de finns på webben!

Skriv ned allt som behöver göras

Gör en lista över precis alla arbetsuppgifter som behöver utföras för att projektet ska kunna slutföras. Självklart måste projektmålet då redan vara tydligt definierat, annars vet man ju inte när man är klar … Notera också vilka uppgifter som kan göras parallellt, och vilka som måste göras i en viss ordning.

Sätt tid och resurser på arbetsuppgifterna

Hur lång tid tar det att skriva om tio webbsidor? Vem ska göra det och när? Vad kostar det? Vem inom organisationen ska gå igenom de nya texterna och redigera eller godkänna dem? När? Svaren på de här frågorna och många andra måste finnas i projektplanen, som ska vara ett levande dokument under projektets gång. Alla inblandade måste ha tillgång till projektplanen. Om medlemmarna i projektgruppen finns på olika ställen kan planen ligga på webben, tillgänglig för alla.

Planera kommunikation kring projektet

Kring varje projekt finns det intressenter som påverkas i olika hög grad. I sådana projekt jag jobbar i kan det exempelvis vara medarbetare vars webbtexter ska skrivas om eller experter vars rapporter ska språkgranskas.

Gör upp en kommunikationsplan för projektet, det vill säga vilka personer eller grupper som ska ha vilken typ av information och hur ofta. Ska du ringa eller skriva till dem? De som påverkas mest av projektet behöver mest och tätast information och vice versa. Kanske finns det vissa kritiska tidpunkter då det är extra viktigt att informera en viss person eller en viss grupp? Den eller de organisationer som ska avsätta resurser, i tid eller pengar, behöver givetvis veta det i god tid. Sist men inte minst behöver alla som arbetar med projektet få täta uppdateringar.

Det finns mycket, mycket mer att säga om att driva projekt på ett bra sätt, men med en utförlig projektplan och god kommunikation kommer man en bra bit på vägen.

Vilken bild ger ordet äggviteämne av proteiner?

Ordet äggviteämne har länge använts som ett vardagligare ord än protein, ursprungligen för att tidig forskning på proteiner gjordes på hönsäggvita. Jag antar många som använder ordet i dag tänker att det är lättare att förstå. Frågan är om det är det, och vad människor utan särskilda kunskaper i kemi får för uppfattning om proteiner när de hör ordet äggviteämne.

Ordet protein kommer från grekiskans protos, som betyder ”först” eller ”främst”. Till detta har den för kemiska benämningar vanliga ändelsen -in lagts.

Sedan jag själv började förstå vad proteiner är, hur många och hur fantastiska de är har jag tyckt att ordet äggviteämne mest är vilseledande.

Fram för ökade kunskaper om proteiner, och fram för ordet protein!

Högt pris för tveksam effektivisering

Datasystem är tänkta att effektivisera verksamheter, och en hel del har ju blivit mer effektivt. Men det här är inte första gången jag hör om ett system för vårddokumentation som inte lever upp till rimliga krav på patientsäkerhet. Dessutom tar det nog många gånger längre tid att ordinera med hjälp av ett datasystem än att ta fram receptblocket och snabbt skriva ned vad patienten ska ha för läkemedel och i vilken dos.

Listrutors säkerhet bör undersökas

För mig som jobbar med språk och kommunikation, ofta datorbaserad sådan, är det intressant att fundera över hur interaktionen mellan människa och dator fungerar. Och vad som inte fungerar så bra. Kanske är listrutor där man väljer förinställda alternativ rentav farligt när det gäller så avgörande saker som läkemedelsdoser. Det är sannolikt mycket större risk att råka klicka på alternativet ovanför eller under det önskade än att faktiskt skriva fel om man skriver in dosen själv. Det här borde undersökas! Tills vi vet mer och leverantörerna av systemen eventuellt kan byta listrutor mot textrutor får alla förskrivare vara extra noggranna när de ordinerar. Om du har erfarenheter eller synpunkter på det här – hör av dig!

Hur uppfattar du till exempel ordet morbid, eller morbiditet? Det beror förstås på vem du är, men jag tror att många som inte är medicinskt utbildade mest förknippar det med uttryck för psykisk sjukdom eller med något som väcker äckel, medan en läkare helt enkelt menar något som är sjukligt.

Som redaktör för en sådan text försöker jag byta ut morbiditet mot sjuklighet, komplikationer eller problem. Ett annat alternativ är att förklara det: ”… morbiditet, dvs. sjuklighet, …”.

Precision blir precis bara för de insatta

Jag förstår läkarna. De vill uttrycka sig precist, och det finns ett ord som uttrycker precis vad de menar. Men jag måste också föra allmänhetens talan. Om den som har anledning att läsa en sådan här text stöts bort från den för att de precisa facktermerna inte är begripliga så är kommunikationen bruten, misslyckad, ineffektiv. Budskapet har inte gått fram. Den förbryllade läsaren är full av frågor och kanske lite irriterad på den som står som avsändare för texten.

Vi måste kompromissa. Förklara lite extra ibland och kanske byta ut en och annan svår fackterm. Vi behöver inte göra det överallt, men i de texter som också ska kunna förstås av exempelvis en patient eller en anhörig är det vår skyldighet.